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2013年7月 7日 (日)

122 記録ということ

取次について、誰が何を誰に取り次いだか、で見てきたわけだが、もう一
つの視点に、いつ、と云うことがある。
 すなわち、昨日か今日か明日か、である。関連して、いつまで、つまり今
日中、明日あるいは今週中、と言うこともあるかも知れないが、そのような
取次の期限について考えるのはまたの機会として、単にいつ取り次ぐか、に
絞って見てゆきたい。
 普通は今日明日、いわばすぐに、であろう。しかし、将来、もあり得る。
では、将来、知る必要がおきそうなことは何か。それは、変更したこと、変
えたことであろう。いつ、何をどう変えたか、である。之は、将来への取次
なのである。いうまでもなく、それが、記録、と云うことなのである。
 一番単純に言うなら、記録の対象は、居住者関係以外のこと、である。建
物、設備、そしてそれらの修理、工事などについてである。誰が見ても、や
った、変わった、変えたことが分かるから、いつから、いつ、を記録してお
かねばならない。
 居住者とのやりとりは、たぶん、メモするとしても、記録ではなくて自分
を守るための武器、証拠、アリバイ造りのためだ。管理会社からいきさつを
訊かれたときは、もちろん役にたつ。
 工事などの記録は、管理会社や管理組合や業者の事務所にあるから、管理
人が記録を忘れても問い合わせればよい。しかし、居住者とのやりとりは、
自分がしなければ何も残らない、という意味では重要だし、きわめて大切な
ことだが、しかし、記録、ではく、管理事務でもない。要するに、完全に私
的なことだ。この違いを間違えないことが大切なので、それさえ踏まえてい
れば、迷うことは無いと思う。
 そして記録である以上、永久保存しなければならない。
 書類を保存するかどうかの基準は、原本かどうか、である。管理会社から
の文書の原本は会社にある。つまり、復元できる。だから、捨てられるのだ。
役所からのお知らせも同様。原本は役所にある。確認したら、会社でも役所
でも廃棄した場合はどうなのか。文書を出したところが廃棄したのだから、
こちらで保存しておく必要はさらに無いだろう。そう考えればよいのだ。こ
うして仕分けすれば、管理室にある書類はほとんど紙くずということが分か
るだろう。
 町会、管理組合からのお知らせも同様。行事などのお知らせはその当日ま
で。そして、後は、仕分けも兼ねた専用のゴミ箱(ゴミ袋、バインダー)に投
げ込めば終わり。新聞の折り込みチラシと考えてもよい。
 保存の指示がないので捨てた、とするか、捨てろという指示がないのでし
まい込む。さて、どちらにするか、である。見習い人はもちろん前者だ。
 捨ててから訊かれたらどうするか、の心配など無用。なぜなら、無いもの
はなかったことになる、という鉄則があるからだ。
 それはともかく、記録、と言うことは何を意味するのか。
 まず、記録、は管理人の仕事では無いことだ。そして、管理室にある紙類
も、記録であるか否かで仕分けできると云うことだ。ただし、ゴミになる書
類だからといって、管理人に捨てる権限があるとは限らない。権限が無いの
で捨てられないというものも結構あるだろう。そのようなものは機械室など
に置いた箱に投げ込んで、実質的に捨てれば良いことはすでに述べた。実際
にするかどうかはともかく、出来る、と言うことで気持ちが割り切れれば良
い。事務を考えるのはそのためだから。

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