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2013年6月 7日 (金)

118 管理人からの書類

では、まず、管理人からの場合。
 取り次ぐ先は管理会社だ。これは、管理組合や居住者にたいして取り次ぐ
ときも、必ず管理会社を通すか、了解後にすべきだからである。
 したがって、管理人からの場合、考えるべき点は、何を、だけである。更
に念を押して言えば、ペーパーで取り次ぐ場合で、だ。
 管理日報については、異常なし、を伝えるためのもの、と述べてきたが、
それは、異常については別用紙、指定された書式で出すべきと言うことだ。
日報にはインデックス以外書くな、であって、異常に目をつぶれ、では無い。
むしろ逆なのである。
 それでは、異常とは何か。異常というよりも変化と言うべきだろう。何が
変わったか、変わっているか、である。そしてそれは、建物、設備の経年劣
化、あるいは(居住者の誰かなどによる)破損、汚損に関してである。
 すなわち、巡回点検の結果報告であることは言うまでもない。そして、そ
のようなことはそれほどあるわけでは無いから、その意味でも、異常なし、
が普通と言うことは納得出来ると思う。
 毎日あるとすれば、それは居住者とのやりとりだが、その日、居住者の誰
とどんなことを話したか報告しろ、と要求する管理会社はないはずだ。それ
はマンション管理とは次元の違うことだから。
 経年劣化の把握は、考えると難しいので、別の稿で考えることにするから、
今は、気がついたときに、にとどめておく。破損、汚損もそうだが、たぶん、
居住者が気がついて言ってくることの方が多いかも知れない。あるいは、居
住者が管理会社に電話したために、管理会社から確認の電話が来て初めて知
る場合もあるだろうが、そのときは管理会社の指示に従えば良い。
 いずれにしろ、建物・設備の変化だから、管理人から取り次ぐことは、実
は意外とないのだ。ないけれど、対象は明確に自覚しておかねばならない。
少なくとも、何でもかんでも、では無いのだ。
 それなら、他人からの場合はどうか。
 つまり、取次の取次だが、しつこく言えば、書類に関してである。書類だ
から、管理会社宛の場合、自分でポストに投函して良いのだが、管理室に立
ち寄って管理人に渡す方が簡単だし、管理会社もそう言っているだろう。
 代表的なものは、入退去などの各種届けだ。この場合も、持ち込まれたも
のを管理会社に取り次ぐだけだが、取次の取次の時は、手続きをきちんと行
わねばならない、が注意点だ。取り扱い方は管理会社が定めているはずだか
らその通りにするだけの話だが、記入漏れ、印漏れがあり得る。注意点はこ
れだけだが、管理会社は記入漏れの無いようにチェックを指示しているなら
そこまできちんと、である。
 管理会社宛であっても、管理会社から中身のチェックを求められていない
ものは、フリーパスで良い。というより、人の書いたものである以上、管理
人に確認の権限は無い。したがって、コピーを取ることも、原則、許されな
い。この点は絶対だ。
 なぜなら、届かなかったとき、管理会社に間違いなく取り次いだことは証
明できないわけだから、中身についてはノータッチで、あずかったという証
拠も残さない方が安全なのだ。コピーを取っておけば、届いてないと言われ
たとき送り直せる、と言うのが普通で、それで済むとしても、それは、見た
な、と何かの時に突っ込まれる危険もあることを自覚していれば、の話であ
ることを言っておきたい。
 すなわち、取り次ぎの取り次ぎの時は、誰が誰に、だけであって、何を、
はない。

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