« 119 取次後 | トップページ | 121 書類の保管 »

2013年6月21日 (金)

120 管理と事務

取次、とは、要は紙を送れば良い、というだけの話だ。それ以上の義務も
責任も無い。これは絶対である。
 しかし、居住者はその理屈を理解していない、という難関がある。そのと
きうまく対応するためには、やはり事務そのものの流れとその中での管理人
の関わりを把握しておく必要があると思う。その把握があってこそ、時と場
合によっては、自信を持って言い切ることができるだろう。そのためとして、
管理人には直接関係ないことだから横道に入るが、管理事務そのものについ
てもう一度まとめなおしておきたい。

 管理とは、マンションでの設備に不都合が無く、生活に差し支えないこと
と、不都合があったときはどう復旧したかを常に管理組合が把握しているこ
とである。つまり、建物設備に関することで、居住者に関することは、世話
ではあっても管理ではない。
 そしてその作業は管理会社に委託するから、管理会社は管理人や、点検業
者の報告をペーパーにまとめて組合に取り次ぐ。
 不具合については、復旧までの打ち合わせの過程、段取りや、業者による
復旧工事の内容が、やはり文書にまとめて組合に渡される。
 つまり、管理組合にとっては、管理とは、つねにそういう文書をうけとる
ことである。したがって、管理会社は、そういう文書を渡すことが管理で
あり、管理人は、異常なし、と言う言葉を管理会社に取り次いでいるのだ。
業者は当然工事するが、素人が現場に張り付いて説明を受けても、すべてを
把握できるわけは無いから、文書という形で報告をする。
 すなわち、管理文書とは、異常なし、どこが劣化・破損している、どこを
修理・工事してどう変わっているか、を伝えるためのものであり、誰がい
つ見ても、マンションの建築・設備の現状がわかる書類のことだ。当然に、
いつ、だれでも、に応じられるようにしてなければならない。したがって、
整理、保存、という作業が必要になる。
 管理文書の整理保存は、いうまでもなく管理組合の責任で、管理人には何
の責任も義務もない。しかし、保存場所が管理室であったり、短期で交代す
る管理組合役員に自覚がないのが普通だから、管理人に問い合わせが多くな
るとしてもやむを得ない。
 それでは、問われたときどうするか。
管理人は、まず管理会社に問い合わせるのが順序だろう。すべては、管理
会社が管理組合に報告していることで、管理人は単に取り次ぎしているだけ
だから、管理人は答えられなくても、管理会社は答えられるはずだ。だから、
知っていてもまず管理会社に問い合わせて管理会社から言わせるべきなのだ。
 まあ、管理会社の担当も、管理室に何が保管されているのか完全に把握は
出来ないから、管理会社からの問い合わせもあるかも知れない。とすれば、
それらしいのはどの辺にあるのかくらいは知っておく方が応対はスムースに
なるかも知れない。
 管理会社はともかく、管理組合や居住者は、管理人は知っている、と頭か
ら思い込んでいるし、その思い込みをぬぐい去るのは、たぶん無理だろう。
では、どう逃げるか。着任早々なら、来たばかりで分からない、と言える。
一般的には、管理人は管理組合の書類を見る許可をもらっていないので見て
ないからよく分からない、来て探してください、と逃げる方が良いだろう。

にほんブログ村 住まいブログ マンション管理へ

« 119 取次後 | トップページ | 121 書類の保管 »

コメント

コメントを書く

コメントは記事投稿者が公開するまで表示されません。

(ウェブ上には掲載しません)

トラックバック

この記事のトラックバックURL:
http://app.f.cocolog-nifty.com/t/trackback/1440548/52124384

この記事へのトラックバック一覧です: 120 管理と事務:

« 119 取次後 | トップページ | 121 書類の保管 »