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2013年6月28日 (金)

121 書類の保管

さて、書類の管理は管理組合の責任、としても、管理人さんしまっておい
てよ、預かっておいてよ、と言って渡されたらどうするか。管理組合どころ
か、担当だってそう言って置いて行くかも知れない。
 しかし、実は単純なことだ。まず言っておきたいのは、保管と預かりの違
いだ。保管というのは、ものの内容を知っていると言うことだ。対して、預
かる、ときは内容の把握はしなくて良い。預かるときは、直ちに袋に入れて
袋に預かり日をかいて、後は適当なところにしまっておけば良い。場合によ
ってはロッカーなどの上に積み上げても良い。
 なお、脱線するが、管理室のスペースに余裕があるなら、担当を通じて、
書類保管用のキャビネットを管理組合として買うように依頼すると良い。鍵
を持つのはもちろん管理組合だけで、管理人はノータッチとするのが筋であ
ろう。そうすれば、預かり、も減るのではないか。
 つまり、管理事務には、書類の管理・保管という作業があるが、言うまで
もなく管理人の仕事では無い。だから、単に預かる、という以上のレベルに
なる作業はしない、出来ないと言っておきたい。もちろん、何をいつ預かっ
たのかの記録も無用だ。管理人不在のとき、鍵を持っている管理組合の役員
や、担当が来て探したけれど、どこにあるのか分からなかった、でもかまわ
ない。
 マンション管理に限らないことだが、書類によって、重要性は異なる。そ
してそれによって保存の必要性も決まる。もちろん、現実は、捨てて良いの
かどうか分からないから残しておく、後で問い合わせがあると困るから残し
ておくというパターンが多いだろう。つまり、必要性に基づいて保管されて
いる、とは言いがたい現場のほうが多いと思われる。ようするに、保管して
いるのでは無く、単に捨てられないだけであり、単なる預かりと実質的には
同じ事だ。更に、よその書類なので、管理人には捨てる権限が無いこともあ
って、増えるばかりであり、ますますどの書類がどこにあるのか分からなく
なる。誤解を恐れずに言えば、どうせわからなくなる、分からなくなるに決
まっている書類に管理人が必要以上に手を出す必要は無いのだ。
 それはともかく、保管すべき書類は、各種契約関係もさりながら、修繕、
工事関係のものである。それらは、マンションが取り壊されるまで残してお
かねばならない。分譲時から、どこが工事によってどう変わったのか、修繕
によってどこがどう変わったか、部品や設備がどう変更されたか、それが分
からないと、マンションが今どうなっているのか、どう変わったのかが分か
らないからだ。以前の修理内容が分からないと次の修理もなかなか決められ
ないだろう。
 そのような内容のものだから、いうまでもなく、管理人はノータッチのは
ずだ。その意味でも、管理人が書類の保管について悩む必要は無い。
 それはともかく、現状が把握できる書類、となると、実はそんなに無いは
ずだ。たとえば、大規模修繕を毎年行うことはないから。つまり、大半は実
は紙くずなのだ。捨てられないからたまってゆく、それだけの話。

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