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2013年6月14日 (金)

119 取次後

さて、誰が何を誰に取り次ぐか、の次は、取り次いだら後はどうするのか、
であろう。
 書類による取次の場合、書類が先方に行って終わりならば簡単だが、送る
のはコピーで原本は管理室保存となる場合、処理済みとなって居住者に返す
ものが戻ってくる場合や、管理室控えが戻ってくる場合は、書類の管理をし
なければならなくなる。そしてこれが結構面倒だ。
 マンションの規模にもよるが、書類のやりとりが少ないと、なかなか扱い
を覚えられないし、頻繁だと追われて積み残しが起きやすいし、たまってし
まう。どちらにしても、出来ればやりたくない作業。それが、事務、の一般
的イメージだろう。
 まず、居住者控え、等と表示してあるものや、返却すべきものは、速やか
に返却するだけで、あれこれ考える必要は無い。返却作業があるのみだ。
 では、管理室控えなどと表示されているものや、処理済みとして戻ってき
た紙はどうするのか。基準は単純なことで、原本か否か、だけである。つま
り、管理室控え、とあるものは、管理日報と全く同じで、最後はゴミとなる
ものだ。ただし、日報同様、即捨てるのは抵抗あるだろうから、期限が決め
られているものはそのときまで一括で袋などに入れておけば良い。管理会社
にあるものが原本だから、問い合わせがあったときは管理会社に訊けば良い。
念のために言えば、管理室に控えがあることは、管理会社が正しく処理たこ
とを示すものでは無い。処理の結果は管理会社のパソコンでしかわからない
のだから、居住者からの問い合わせにも、控えを引っ張り出さずに即管理会
社へ訊いて良いのだ。
 また、管理するための会社なのだから、たとえ管理会社に送られたのがコ
ピーでも、それに基づいて処理がされれば、そのコピーが原本になる。つま
り、どのような流れであろうと、管理会社にある紙が原本になるから、基準
は管理会社だ。そして、管理室にあるのは、本来は無用のコピー、控えなの
だから、そろっていなくても何の問題もない。ある居住者のものが無い、と
しても、管理会社に問い合わせれば良いだけだ。むしろ、勝手に残した控え
に基づいて、勘違いして応対する方が危険なのだ。無い、知らない、問い合
わせてみないと分からないというのは、実は正しい応対なのである。
 管理人の役割は取次。だから、もっと先まで言うと、書類を取り次いで送
っただけで、正しく処理されたか確認したわけでもないし、確認も出来ない。
したがって、問い合わせがあったときも、その問い合わせを管理会社に取り
次ぐだけで良いのだ。少なくとも、即答の必要も義務も無い。取り次ぐ、と
いうのはそういうことなのである。
 一般論で言えば、取り次ぐに当たって必要なことは、その都度、どこに取
り次ぐのがベストか速やかに判断できることだけである。マンション管理の
場合は、管理会社の担当がすべての窓口になるからその意味では迷うことも
無く、楽である。
 管理人の事務作業は多岐、雑多としても、取次にすぎないわけだから、必
要以上にエネルギーを使う必要は無い。つねに担当に確認する、という習慣
を身につければストレスは少しは減るのではないか。事務に関しては、管理
人だから知っているはずだ、ではなく、管理人だから知らない、分からない
で良いのだ。もう一度言えば、管理人が行っているのは、取次作業だけであ
って、実は、事務では無い。紙くずの始末だけである。事務は、管理会社の
すべきことなのである。

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