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2013年5月21日 (火)

116 取次のポイントは・・

日報に深入りしすぎたかも知れないので、先に進む前に少しまとめておこう。
管理人の仕事とされているものの中に、事務関係の作業があるが、その役割
は何なのか、がここでのテーマなのである。清掃のように管理室の外での作
業と日報書きのように管理室でする作業とがある、と言うだけでは、作業場
所の違いを言っているだけで、意味の違いを言ってるわけではない。

 マンションは、共有部分があってこそ機能するから、共有部分の管理がマ
ンション生活の前提となる。さらに、居住者は、縁もゆかりも無い他人同士
の集団だから、最低限のまとまりが無いと共有部分の管理も成り立たない。
この、最低限のまとまりが管理組合だが、管理組合が機能するためには、コ
ミュニケーションが必須である。このコミュニケーションは、気の合う仲間
だけのおしゃべりでは無く、全居住者、管理会社をも含むから、それなりの
手助けが必要になる。そしてその手助けとして、取次、という役割の必要性
が出てくる。
 ここまで来れば、取次、が管理人の役割であることは予測出来るだろう。
ただし、ここで言う取次とは、視点、ではあっても、仕事としてでは無い。
 つまり、なぜ管理人が取り次ぎしなければならないのか、仕事として契約
に明記されているのか、などを調べたり、論じるのでは無く、現にしている
デスクワークを、取次、という視点で考えて見ようという試みにすぎないこ
とを、お断りしておきたい。
 それはさておき、次は、取次の方法として、言葉だけで無く、文字がある
わけで、文字とはペーパーに書くものだから、書類を書くことも、実は取り
次ぐことになるのである。管理人にとって一番の書類書きは、なんと言って
も日報で、もちろんそれも取り次ための書類である。ただし、何でもかんで
も取り次ぐためのものでは無く、異常なし、だけを取り次ぐための、特殊な?
書類であることを言いたいために、思わず深入りしてしまったのである。
 さて、管理とは、管理した証拠になる書類を作ること。管理日報もそのた
めのものだが、証拠として必要な書類は実はたくさんあり、管理日報はごく
ごく一部でしか無い。その事実は、なにを意味するか。
 マンション管理は事務によって成り立つ。で、管理と事務は同じ事を意味
していると考えて良い。しかし、その範囲とレベルを考えるなら、管理人の
仕事で無いのは当然だが、もちろん無関係では無い。ここが一番わかりにく
いところだが、管理人の役割とは、管理そのものでは無く、管理が円滑に動
くような手助け、が本当の機能となる。それが、取次、である。そして、機
能ではあっても、役目では無いと言っておきたい。
 つまり、管理会社、管理組合が機能してこそ、手助け、も機能するから、
不完全な現場では、裏の機能ではなくて表の仕事になってしまうし、そうい
う現場もすくなく無いだろう。そのときどうするか、も視点を変えれば見え
るか、の試みでもある。
 それでは、取次、という視点で、なにを見てゆくか。
 まず、取次のどこを見るかだが、それは、次のように考える。すなわち、
誰が、何を、誰に、書類を書いて伝えるか、が見るべきポイントになる。この
考え方で進みたい。

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