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2013年4月21日 (日)

112 事務の始まり

最初に結論から述べると、事務とは、管理の別名だ。事務をすることは管
理をすることなのだ。もっと現実的な言い方をするなら、管理とは、管理を
しています、と伝える書類を作ることだ。
 改めて考えれば分かることだが、居住者は、マンションと部屋は選べるが、
自分以外の居住者を選ぶことはできない。まあ、ドア一つ隔てているだけで
全く顔を知らないまま過ごせるから感じないだけだ。
 マンションはバスと同じ。たまたま乗り合わせた他人同士がともに終点、
つまり建て直しの時までそのままいる。もちろん、途中下車、つまり退去も
自由だし、途中の停留所から乗り込む、そして新しく途中入居できる。ただ
し、乗車できる定員は最初から決まっているから、空きのある場合だけだが。
バスは、渋滞でのろのろでも、全員じっとガマン。乗客にできることは、途
中下車しかない。
 さて、バスなら下車は簡単だが、住まいとなると、それほど簡単ではない。
そこで、たまたま乗り合わせただけで、お互いに何の義理もない乗客同士が
協力しなければ何事もすすまなくなる。そして、居住者に様々なことを伝え、
必要に応じてまとめなければならなくなる。だから、管理組合という組織が
必要になるのだが、管理組合が作られると、様々な連絡が必要になり、連絡
事務が始まる、ということに他ならない。
 具体的には、事務は規則を作ることから始まる。管理委託契約、以下、各
種の規約、利用細則のことだ。居住者名簿も同様。それらは、言うまでもな
く、文書だ。ここまで来れば、管理と事務が一体であることは分かると思う。
 そして、それらに、管理人がどう関わっているか、を見てゆけばよいこと
も自明だろう。いうまでもなく、管理人には無関係だ。しかし、作業が回っ
てくる。なぜか。
 管理組合と管理会社で管理委託契約をかわすが、それは事務委託契約であ
るとともに、どういう事務をするか、という契約でもある。どういう事務を
するか、というのは、なにを伝えるどういう書類を作るか、残すか、という
契約である。どこで事務を行うか、まで定めてあるかも知れない。しかし、
誰が、つまり管理室で管理人が行う、というところまでは約束してないと思
う。
 管理会社の仕事だから、明文化しなくても管理会社が手配する管理人がや
るのは当然という、組合と会社の考えかも知れないが、この場合、管理人は
管理会社の代行をするだけだ。その意味では、管理人の関わる事務作業は管
理会社への取次と考えてもよい。
 いずれにしろ、管理とは書類造りのこと。考える目的は以下のことだ。
 まず、事務は管理のことだから、実は、管理人がやるやらないという事と
は別の話なのだ。しかし、せっかく、管理人をやるのなら、管理、そして事
務、ということをきちんと理解するのにベストな場所がマンションなのだか
ら、貴重なそのチャンスを活用し無いと損である。すなわち、管理室をカル
チャースクールの教室とみなして、事務のやり方ではなく、事務とは何か、
を教養として考えておこう、が、ここでの目的なのである。

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