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2012年3月 7日 (水)

058 いよいよ委託契約

 

担当が管理人に話すべき事として、会社の考え、管理人の無力の確認につい
て述べたが、その次は、いよいよ管理委託契約だ。いうまでもなく、管理人業
務について定められている。しかし、分量からすれば、管理人に関する部分は
それほど多くはないだろう。ここで考えるのは、もちろん管理人に関する部分
だけだ。
 まず、管理委託契約というものを外側から見てみよう。読んでおもしろいも
のではないし、精読することは皆無だろうが、すぐ分かるのは、管理士、管理
主任者の視点で書かれていることだ。もちろん、当然ではある。しかし、管理
費などの扱いに関する部分ならともかく、管理人業務も、管理主任者の視点だ
けでよいのか、という疑問が起きる。それは、管理人の立場に立て、という意
味ではない。法律論ではなく、運用の部分ではないのか、と言う意味だ。
 委託契約書は法律に基づく文書だが、作成作業そのものは、法とは無関係な
事務作業だ。事務は、今はパソコンだ。基本的な何通りかのひな形を物件に合
わせて修正してゆくわけで、パソコンによる文書作成の普通のパターンだろう。
そうなると、そのマンションの担当ではなく、事務部門が作成しているかも知
れないし、事務となると、社員ではなく、どこからかの派遣社員や事務パート
さんが作業するかも知れない。
 さて、パソコン使用者なら全ての人が経験していることだが、パソコンゆえ
のミスが発生する。まず文字の変換ミス。そして、コピーや貼り付け範囲のミ
ス。修正漏れ、修正ミス。これが必ずある。
 変換ミスは、ある意味ではわかりやすい。しかし、たとえば、定期点検のサ
イクルで、年一回、というところが、月一回、となっていたとする。ほとんど
の作業は月一回で一つだけ年一回という場合、一括でコピーするとミスが発生
する。こういう場合は、作成作業者ではミスであることが分からないだろう。
作業者は、内容を理解した上で文書作成作業するわけではないからだ。いうま
でもなく、そのマンション担当でないと分からない。
 ところが、ミスが残っている場合がある。確認やチェックがいいかげん、と
いうことなのだが、ふしぎなことに、現実には実害はない。実際の作業発注は
年1回しか行われない。管理会社も、業者も作業サイクルは熟知しているから
だ。
 すなわち、区分所有法や適正化法とのつじつま、というチェックしかなされ
ないために、管理人業務、点検管理業務の実際の運用はどうなのか、というチ
ェックが抜けてミスが残る。おまけに、それらは何年もほとんど変更は無い。
管理人業務など、10年1日のごとし、と管理会社は思っているかも知れない。
したがって、運用は、経験に基づいてなされる。今回も変更は無い、ならば、
去年と同じで良い。誠に気楽な話だ。しかし、それはミスもご愛敬、ではない。
そんな能天気なことではないから以下、論じるのだ。

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コメント

おはようございます。
四国では春がきつつあるなと楽しむこのごろです。
配布後に見つかった管理規約の漢字変換ミスと月1と年1のチェックミス、私の前任マンションでも、そのとおりでした。
たぶん、と推定ですが、管理組合と管理会社の担当のみのチェックで委託契約書作成していることが原因でしょう。
管理人がチェックに加わればミスは少なくなるはずですが、ねぇ。

野ダリ様
パソコンで作るようになってミスが増えたんじゃないでしょうか。切り取りやコピーは、結構面倒なものだし。でも、運が悪いと、つまらぬミスほど大事故になるわけですから。そして、これからは、ますます運に左右さけるかも知れません。

大手になって扱い棟数が多いほど、他のマンションの名前で書類を配布したりするミスをおかします。
変換ミスでは、朝のNHKニュースで、ある品物に関する話題の文字スーパーで「偽者が出る可能性がある」(偽物の間違い)と書いてあって、「NHKもだめだこりゃ」と思いました。「排水」と「配水」なんかもよくある間違いです。「吸水管」とかも。ほんと、PCになって間違いは増えたと思います。

また、お金に関するものの金額の「一桁間違い」。これも現場の知識がないと、間違いに気が付きません。

それから、昔実際にあったことですが、エレベーターメンテのM社が、当マンションに送ってきた書類が、なんと、裏紙で、裏には、他のマンションの情報がばっちり載ってました。
すべてにおいて、チェック体制が甘いです。

トホホ様のご指摘のような例は、これからもつづくでしょう。
作る本人は、正しい文字や数字が頭に入っているから、
目ではなく無意識でチェックしてしまうんでしょうね。。

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